Politique de confidentialité

Introduction

E-Flux et Road sont deux noms commerciaux de Road B.V., société enregistrée au Joan Muyskenweg 37, 1114 AN à Amsterdam, Pays-Bas, sous le numéro d'immatriculation à la Chambre de commerce 70011346. La présente Politique de Confidentialité s’applique à toutes les activités de traitement de données personnelles effectuées par Road B.V. dans le cadre de ses activités et services, y compris les activités liées au recrutement. Cette politique ne couvre pas les activités liées aux employés de Road B.V.

Road B.V. (ci-après « nous », « notre » ou « nos ») reconnaît l’importance que vous accordez à la protection de votre vie privée et à l’utilisation de vos données personnelles. C'est pourquoi nous nous engageons à collecter et utiliser vos données personnelles uniquement dans les conditions et pour les finalités décrites dans le présent document, en conformité avec nos obligations légales et réglementaires ainsi qu’avec vos droits.

Dans le cadre de nos services, à savoir :

(i) la fourniture directe de cartes ou badges de recharge, accompagnés des services connexes ; et

(ii) la mise à disposition d’une plateforme e-mobilité complète en marque blanche (« Road Private Label »), comprenant un logiciel de gestion des bornes, des moyens d’accès aux bornes (badges), et un système de gestion de la facturation.

En vertu des lois applicables sur la protection des données (voir clause 3 ci-dessous), nous sommes considérés comme responsable du traitement des données personnelles de nos clients pour les services mentionnés au point (i). Pour les services décrits au point (ii), nous intervenons en tant que sous-traitant, et exécutons ces services exclusivement sur instruction du responsable du traitement, dans le cadre du contrat.

Attention : en utilisant nos services et/ou notre site internet et en nous communiquant vos données personnelles, vous reconnaissez que celles-ci seront traitées conformément aux modalités décrites dans la présente Politique de Confidentialité.

À noter : le fait de partager vos données ne signifie pas que vous consentez formellement à leur traitement. Nous ne traitons vos données sur la base de votre consentement que lorsque cela est expressément indiqué.

1. Objet de la présente Politique de Confidentialité et à qui s’applique-t-elle ?

La présente Politique de Confidentialité vise à garantir la conformité avec la législation européenne et néerlandaise en matière de protection des données personnelles, y compris, mais sans s’y limiter, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), ainsi que les lois nationales de transposition du RGPD, telles que la loi néerlandaise d’application du RGPD (Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, UAVG).

La présente Politique de Confidentialité externe s’applique à toute personne dont nous pouvons être amenés à traiter les données personnelles dans le cadre de nos activités (commerciales), y compris, sans s’y limiter : les utilisateurs (directs) des bornes de recharge gérées par nos solutions logicielles et/ou des cartes de recharge, les employés ou représentants de nos partenaires commerciaux actuels ou potentiels (par exemple, les clients de nos services logiciels), les visiteurs de notre site web, les candidats à un emploi (voir paragraphe 9 pour plus d’informations) et les employés ou représentants de nos conseillers professionnels actuels ou anciens, de nos consultants ou de nos prestataires de services.

La présente Politique de Confidentialité précise sur quelle base légale nous sommes autorisés à traiter vos données personnelles et détaille :

• quelles données personnelles nous collectons ;
• à quelles fins et selon quelles modalités ces données peuvent être utilisées ou traitées ;
• comment nous collectons ces données personnelles ;
• comment nous les conservons ;
• pendant combien de temps nous les conservons ; et quels sont vos droits en vertu de la législation applicable en matière de protection des données personnelles.

À ce titre, nous vous encourageons à lire attentivement cette politique de confidentialité. Il se peut que nous la mettions à jour de temps en temps, par exemple en cas de changement de législation ou d’évolution de notre activité ayant un impact sur le traitement de vos données personnelles. La version la plus à jour sera toujours accessible sur notre site web. Vous pouvez aussi nous contacter pour en recevoir une copie.

Si des modifications importantes ou majeures sont apportées à cette politique de confidentialité, nous vous en informerons directement et vous enverrons la nouvelle version.

À noter : Lorsque vous nous transmettez des données personnelles concernant une autre personne que vous-même (par exemple, le représentant légal de la société que vous représentez), nous vous demandons de remettre à cette personne une copie de la présente Politique de Confidentialité avant de nous communiquer ses données.

2. Quelles données personnelles collectons-nous et comment le faisons-nous ?

Nous pouvons collecter vos données personnelles de différentes manières :

• Directement auprès de vous, par exemple si vous travaillez avec nous et nous transmettez vos informations personnelles en nous contactant, ou lorsqu’un contact nous envoie ses données par e-mail, sur les réseaux sociaux, via notre chatbot, par téléphone, sur WhatsApp, sur papier ou à travers une carte de visite ;
• Lorsque vous utilisez une borne de recharge gérée par notre logiciel, ou que vous utilisez directement notre service de carte de recharge (et non via un tiers comme votre employeur) ;
• Lorsque vous consultez notre site web https://www.road.io, par exemple en remplissant un formulaire de contact ou en créant un compte ;
• Lorsque vous postulez à un emploi chez nous (voir paragraphe 9 pour plus de détails) ;
• Par l’intermédiaire de tiers, comme des entreprises partenaires, des cabinets de conseil, des recruteurs, des collègues, ou via notre réseau de partenaires (installateurs, experts VE, grossistes, fabricants) ou des clients utilisant notre solution API ou marque blanche ;
• Par d’autres moyens, comme des sources publiques (ex. : site web, registre du commerce, associations professionnelles ou médias), nos recherches internes ou des prises de contact directes avec des entreprises.

3. Cadre légal

Les traitements de données personnelles que nous effectuons reposent sur les bases juridiques suivantes :

1. Le traitement est indispensable pour exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous ;
2. Le traitement est nécessaire au respect d’obligations légales (notamment nos obligations fiscales, nos obligations en matière de tenue de comptabilité, ou notre coopération avec les autorités de contrôle) ;
3. Le traitement est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes (commerciaux).

Si la législation applicable l’exige, nous traiterons vos données personnelles sur la base de votre consentement explicite. Si un traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Cela n’aura aucun effet sur la validité des traitements réalisés avant ce retrait.

4. What personal data do we collect and for what purposes do we use your personal data?

• Données personnelles : nom, prénom, date de naissance, genre
• Coordonnées : adresse, e-mail, numéro de téléphone
• Données professionnelles : nom et coordonnées de l’entreprise (y compris celles du représentant), poste occupé, signature, extraits de registres (publics ou non, comme ceux de la Chambre de Commerce)
• Identifiants de compte : nom d’utilisateur et mot de passe
• Données financières : coordonnées de paiement et numéro de compte bancaire
• Données liées à nos services : marque de votre véhicule électrique, informations sur la borne ou la carte de recharge ; la plaque d’immatriculation
• Données techniques : adresse IP, type et version du navigateur, fuseau horaire, localisation, et autres informations liées à l’appareil utilisé pour naviguer
• Données d’activité : informations relatives à l’activité sur notre site web, ou sur d’autres sites si nous faisons partie d’un réseau publicitaire

Nous utilisons également vos données dans le cadre d’enquêtes de marché et de satisfaction client. Ces informations sont, bien entendu, traitées de manière anonyme à des fins statistiques et exclusivement pour notre usage interne. Les réponses aux enquêtes ne seront ni partagées avec des tiers, ni publiées de quelque manière que ce soit.

Par ailleurs, nous n’envoyons des communications (telles que des newsletters ou messages marketing) qu’aux clients ayant expressément indiqué souhaiter les recevoir. Il est à tout moment possible de se désinscrire de ces envois.

5. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous ne conserverons pas vos données personnelles au-delà de la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. Toutefois, lorsque la loi nous y oblige ou lorsque cela est nécessaire pour défendre nos intérêts dans le cadre de procédures judiciaires, les données pourront être conservées pour une durée plus longue.

Plus précisément, les durées de conservation suivantes s’appliquent :

6. Comment assurons-nous la protection de vos données personnelles ?

Nous prenons toutes les mesures administratives, techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques que nous avons identifiés. Cela nous permet de protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte, la modification, ainsi que contre tout accès ou toute divulgation non autorisés, que les données soient transmises, stockées ou traitées d’une autre manière.

Nous faisons également en sorte de maintenir vos données exactes et à jour. Toutefois, cela dépend aussi de vous : merci de nous informer de tout changement concernant vos informations personnelles (comme une nouvelle adresse ou un nouveau numéro de téléphone).

7. Vos données personnelles sont-elles transférées ou partagées ?

En faisant référence aux éléments cités ci-dessus, il est possible que nous partagions vos données personnelles avec des tiers dans les cas suivants :

• Dans de rares circonstances, nous pouvons être légalement tenus de divulguer certaines données à caractère personnel, y compris les vôtres, notamment dans le cadre d’une procédure judiciaire, du respect d’obligations légales, d’une décision de justice, ou sur instruction d’assureurs ou d’une autorité publique, telle qu’une autorité de protection des données.
• Nous pouvons faire appel à des tiers pour traiter les données à caractère personnel en notre nom (par exemple, des fournisseurs de solutions informatiques, des développeurs de logiciels, des prestataires de services cloud, des courtiers en données, des professionnels du marketing direct, ou des prestataires RH et/ou de paie utilisés dans le cadre de nos activités). Des accords contractuels appropriés seront conclus avec ces tiers afin de garantir un traitement licite et équitable de vos données pour notre compte.
• Si vous participez à notre processus de recrutement pour un poste au sein de notre organisation, certaines de vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec votre employeur ou des contacts professionnels, ainsi qu’avec des personnes ou des organismes privés ayant un lien direct (contractuel) avec nous (comme des agences chargées des tests d’évaluation pré-embauche).
• En cas de cession ou de transfert de tout ou partie de notre activité, des données à caractère personnel peuvent être transmises à des conseillers externes, auditeurs, acheteurs potentiels ou autorités publiques, si cela s’avère nécessaire dans le cadre de cette opération ou en vertu de la loi.

Le cas échéant, nous mettons en place des garanties afin d’assurer la protection de vos données à caractère personnel lors de leur communication à des tiers. Par exemple, nous concluons des accords de traitement de données avec les parties concernées, prévoyant notamment des restrictions quant à l’utilisation de vos données ainsi que des obligations en matière de protection et de sécurité des données à caractère personnel.

Il est possible que certaines des parties avec lesquelles nous partageons vos données personnelles soient établies en dehors de l’Union européenne, dans des pays où la protection des données est moins stricte qu’en Europe.

C’est notamment le cas lorsque nous utilisons les services de Google Cloud, dont les serveurs sont situés aux États-Unis. Dans ce contexte, nous nous assurons que ces transferts sont conformes à la réglementation en vigueur en matière de protection des données. Pour cela, nous avons mis en place les mesures suivantes :

• États-Unis : Pour ce type de transfert, nous appliquons les clauses contractuelles types de l’Union européenne et réalisons une analyse du niveau de protection dans le pays concerné, comme l’exige la décision « Schrems II » de la Cour de justice de l’UE du 16 juillet 2020.

Vous pouvez à tout moment nous demander une copie des mesures de protection mises en place pour les transferts de vos données personnelles, en nous contactant via les informations ci-dessous.

8. Road en tant que sous-traitant

Pour certaines opérations de traitement, nous intervenons en tant que prestataire (ou sous-traitant), notamment lorsque nous mettons à disposition nos services logiciels pour d'autres entités. Dans ces cas-là, notre client est le responsable du traitement et nous traitons les données personnelles pour son compte. À ce titre, nous veillons systématiquement à mettre en place les mesures nécessaires pour garantir la protection des données personnelles que nous traitons pour le compte de nos clients, notamment en concluant des accords de sous-traitance avec les fournisseurs d’applications informatiques, les développeurs de logiciels ou les services cloud que nous utilisons.

9. Candidats à un poste

Lorsque vous postulez à un poste chez nous, nous collectons et traitons certaines données personnelles vous concernant. Ce paragraphe vise à vous expliquer quelles données sont utilisées dans le cadre de votre candidature et dans quel but. Cette information concerne uniquement la phase de recrutement. Si vous êtes recruté(e), vous recevrez ensuite notre politique de confidentialité interne dédiée aux collaborateurs.

Dans le cadre de la procédure de recrutement, nous pouvons collecter et traiter les données personnelles suivantes vous concernant :

• Vos données d’identification et de contact (par exemple : nom, date de naissance, sexe, lieu de naissance, nationalité, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail) ;
• Votre curriculum vitae et votre parcours scolaire et/ou professionnel (y compris les formations complémentaires) ;
• Vos diplômes ou certificats professionnels ;
• Vos évaluations professionnelles ;
• Vos références ;
• Des informations relatives à votre passé disciplinaire ou judiciaire ;
• Une copie d’un document d’identité (y compris le permis de conduire, si cela est pertinent pour le poste) ;
• Votre numéro de sécurité sociale;
• Toute autre information liée à votre expérience professionnelle (dans la mesure où elle est pertinente pour le poste) ;
• Toutes les informations que vous avez incluses dans votre lettre de motivation et/ou votre CV ;
• Des documents émis par les autorités, tels qu’un titre de séjour ou un permis de travail (le cas échéant) ;
• Les résultats d’éventuels tests ou évaluations ;
• Les informations issues de vos comptes professionnels sur les réseaux sociaux ;
• Vos réponses aux questions posées lors des entretiens ;
• En cas d’issue favorable du processus de recrutement, nous pourrons vous demander un extrait de casier judiciaire afin de vérifier votre aptitude, votre intégrité et votre fiabilité pour le poste.

Nous utilisons vos données personnelles uniquement dans les buts suivants :

• Vérifier si vous êtes qualifié(e) et répondez aux exigences du poste pour lequel vous postulez ;
• Archiver votre candidature dans nos systèmes ;
• Pouvoir échanger avec vous tout au long du processus de recrutement ;
• Préparer, si nécessaire, un contrat de travail ;
• Éviter d’analyser plusieurs fois les mêmes candidatures pour le même poste.

Nous collectons, traitons et communiquons vos données personnelles lorsque cela est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles liées à votre candidature, ou lorsque cela est justifié par notre intérêt légitime. Dans certains cas, nous pourrons vous demander votre consentement explicite pour un traitement spécifique. Si le traitement repose sur votre consentement, veuillez noter que vous pouvez le retirer à tout moment en nous contactant via les coordonnées indiquées à la clause 14.

Vos données personnelles peuvent être obtenues directement auprès de vous, à partir de sources accessibles au public ou, le cas échéant avec votre consentement, auprès des tiers suivants :

• Cabinets de recrutement ou chasseurs de têtes ;
• Personnes de référence et/ou anciens employeurs ;
• Vos enseignants ou organismes de formation, concernant votre programme éducatif et sa validation ;
• Organismes chargés des tests de recrutement

Il est possible que nous partagions vos données personnelles avec certains tiers, comme des prestataires de services ou nos conseillers (par exemple pour préparer votre contrat de travail), mais uniquement dans le cadre des finalités mentionnées précédemment. Lorsqu’un tel partage a lieu, nous nous assurons que les mesures de protection adéquates sont mises en œuvre. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le paragraphe 8.

Si vous êtes recruté(e) au sein de notre organisation, les informations fournies dans le cadre de votre candidature seront ajoutées à votre dossier de salarié. Dans ce contexte, notre politique de confidentialité interne des employés s’appliquera.

Si aucune offre ne vous a été faite, ou si vous avez décidé de ne pas donner suite, nous supprimerons vos données personnelles dans les meilleurs délais raisonnablement possibles après la clôture du processus de recrutement. En règle générale, ce délai ne dépassera pas quatre (4) semaines à compter de la fin de la procédure de candidature.

Vos données personnelles ne seront conservées pour une durée plus longue que si cela s’avère nécessaire à la défense de nos intérêts dans le cadre d’une procédure judiciaire (par exemple en cas de litige), ou pour répondre à une obligation légale. Si vous souhaitez que nous conservions vos données afin de pouvoir vous recontacter pour de futures opportunités correspondant à votre profil, vous pouvez nous donner votre consentement à cet effet. Vos données seront alors conservées pendant six (6) mois. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment ; dans ce cas, nous supprimerons vos données dès que raisonnablement possible.

Pour en savoir plus sur vos autres droits concernant vos données personnelles, veuillez vous référer aux paragraphes 10 et 11.

10. Puis-je accéder à mes données personnelles ?

Oui. Si vous voulez connaître les données personnelles que nous détenons vous concernant, vous pouvez nous en faire la demande. Nous vous fournirons alors les informations et, si possible, une copie de ces données. Cela s’appelle une « demande d’accès aux données personnelles ».

Toute demande d’accès doit être faite par écrit et adressée à l’adresse e-mail ou postale mentionnée au paragraphe 12 ci-dessous. En règle générale, ce type de demande est gratuit. Cependant, si votre demande est jugée abusive ou excessive (par exemple, en cas de demandes répétées et non justifiées), des frais pourront vous être facturés pour couvrir les frais administratifs liés au traitement de votre demande.

Nous nous engageons à répondre à votre demande d’accès dans un délai d’un mois après sa réception. En général, nous vous fournirons une réponse complète, incluant une copie de vos données personnelles, dans ce délai. Cependant, si votre demande est plus complexe, nous pourrons avoir besoin de plus de temps, jusqu’à un maximum de trois mois à compter de la réception. Dans ce cas, nous vous tiendrons bien sûr informé(e) de l’avancée du traitement.

11. Quels sont vos autres droits ?

Dans certaines circonstances, vous disposez des droits suivants :

• Obtenir plus d’informations sur la manière dont vos données personnelles sont traitées ;
• Corriger ou mettre à jour vos données si elles sont incorrectes ;
• Demander la suppression de vos données personnelles ;
• Vous opposer à tout ou partie du traitement de vos données ;
• Limiter temporairement ou partiellement l’utilisation de vos données ;
• Récupérer vos données personnelles dans un format lisible et structuré, et demander leur transfert à une autre organisation (droit à la portabilité).

12. Prise de décision automatisée et profilage

Nous n’utilisons aucun procédé de décision automatisée, ni aucun mécanisme de profilage dans le traitement de vos données personnelles.

13. Cookies

Ce site web utilise des « cookies », qui sont des fichiers texte déposés sur votre ordinateur, afin d’analyser l’utilisation du site par ses utilisateurs. Nous utilisons ces informations pour suivre votre utilisation du site, établir des rapports sur l’activité du site et proposer d’autres services liés à l’utilisation du site internet et à la navigation sur le web.

Il existe différents types de cookies, par exemple :

Cookies nécessaires
Ces cookies sont essentiels pour assurer le bon fonctionnement du site. Ils rendent la navigation fluide et permettent l’accès au site. Aucune donnée personnelle n’est collectée via ces cookies.

Cookies fonctionnels
Ces cookies permettent au site de fonctionner correctement, de charger les pages comme prévu et d’assurer une bonne expérience utilisateur. Ils nous donnent également une vision globale de l’usage du site : quelles pages sont visitées ? À quel moment ? Ces informations sont générales et ne permettent pas d’identifier les utilisateurs.

Cookies analytiques
Les cookies analytiques servent à suivre le comportement de navigation des visiteurs, de manière individuelle. Nous les utilisons principalement à des fins marketing.

Les cookies que nous utilisons :

Google Analytics
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Les informations générées par le cookie concernant votre utilisation du site web (y compris votre adresse IP) seront transmises à Google et stockées sur des serveurs situés aux États-Unis. Google utilise ces informations pour analyser votre utilisation du site, établir des rapports sur l’activité du site à destination de son éditeur et fournir d'autres services relatifs à l’activité du site et à l’utilisation d’Internet. Google peut également transférer ces informations à des tiers lorsque la loi l’exige, ou lorsque ces tiers traitent les données pour le compte de Google. Google ne recoupera pas votre adresse IP avec d'autres données détenues par Google. Pour en savoir plus, veuillez consulter la politique de confidentialité de Google ainsi que la politique de confidentialité spécifique à Google Analytics.

Si vous préférez ne pas être suivi par Google Analytics, Google propose un outil simple à installer : un module complémentaire de navigateur. Une fois installé, il bloque la transmission de vos données à Google Analytics. Vous pouvez en savoir plus et télécharger cet outil ici.

Sites web de tiers
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14. Coordonnées

Pour toute demande relative à vos données personnelles et/ou à la protection de vos données, y compris l’exercice de vos droits en tant que personne concernée, tels que décrits aux paragraphes 10 et 11 ci-dessus, notamment votre droit d’opposition, veuillez utiliser les coordonnées ci-dessous :

À l’attention du : Responsable de la protection des données Adresse e-mail : legal@road.io
Numéro de téléphone : +31 (0)85 018 5243
Adresse postale : Joan Muyskenweg 37, 1114 AN, Amsterdam